Punto de vista del cliente: La minería de procesos revela $6 millones en ahorros.
Mientras que antes los analistas de investigación tenían que examinar un sistema tras otro para acceder a los datos del proceso, ahora pueden observar todos los eventos en una línea de tiempo de transacción en su conjunto. Además, podrían profundizar en los cronogramas de las transacciones para ver qué estaba sucediendo realmente y por qué generó un gasto.
El viaje de la minería de procesos de esta institución financiera líder comenzó con una simple pregunta del equipo de dirección ejecutiva: ¿ Qué porcentaje de nuestras transacciones se realiza directamente sin ningún trabajo manual? A primera vista, esta pregunta parece fácil de responder; pero era engañosamente simple… he aquí por qué.
En el transcurso de 100 años de funcionamiento, la institución ha implementado cientos de sistemas diferentes internamente, creando un entorno operativo extremadamente complejo y un volumen muy alto de datos empresariales.
Para responder a esta pregunta aparentemente simple, era necesario sumergirse en la complejidad de todos esos sistemas y encontrar una manera de agregar todas las fuentes de datos para estudiar la ejecución de sus transacciones de principio a fin.
Crear una vista de extremo a extremo de las transacciones, sin codificación
Primero, trabajaron internamente con TI para consolidar datos de 40 sistemas diferentes que abarcan varios dominios dentro de la empresa, como experiencia de canal, sistemas de flujo de trabajo, sistemas de mantenimiento de registros y todos los procesos tecnológicos que cierran las brechas entre esos sistemas.
Con los datos empresariales de estos diferentes sistemas, crearon un flujo de datos en vivo que captura dos millones de registros de eventos por día. Con esta vista, finalmente pudieron obtener una perspectiva verdaderamente de extremo a extremo de sus transacciones, lo que les permitió ver qué parte de las transacciones se realiza directamente y qué parte requiere algún tipo de intervención manual.
Si bien el objetivo principal del proyecto era permitirles comparar sus tasas de procesamiento directo en toda la industria, el objetivo secundario era ayudarlos a identificar sus mejores oportunidades de automatización, es decir, aquellas con mayor manejo manual. Abordar el desafío de unir todos estos eventos en una sola vista de caso les permitió lograr ambos, con resultados sorprendentes.
Uso de la minería de procesos para evaluar el retorno de la inversión (ROI) de la automatización.
En primer lugar, investigaron sus gastos de distribución, que generaban 17 millones de dólares en costos de transacción por año en exposición al mercado. Un ejemplo de este tipo de gasto se llama TFE, que se refiere a los gastos en los que se incurre (debido al movimiento del mercado) cuando una transacción no se ejecuta para un cliente en el día en que debía ejecutarse. Sabían que las TFE generaban $6 millones de sus $17 millones en gastos relacionados con distribuciones, lo que representaba una valiosa oportunidad para ahorrar costos.
Con la minería de procesos, pudieron analizar en profundidad varios procesos de distribución para descubrir qué caminos tomados por los clientes generan los costos de transacción más altos. Descubrir esta información es fundamental para identificar oportunidades de ahorro de costos, ya que el 95 por ciento de sus costos de transacción están impulsados por rutas de transacción que requieren manejo manual.
Mientras que antes los analistas de investigación tenían que examinar un sistema tras otro para acceder a los datos del proceso, ahora pueden observar todos los eventos en una línea de tiempo de transacción en su conjunto. Además, podrían profundizar en los cronogramas de las transacciones para ver qué estaba sucediendo realmente y por qué generó un gasto.
Al investigar los cronogramas de sus transacciones suspendidas, pudieron identificar una fuente problemática de gastos innecesarios: una vez que las transacciones suspendidas se reactivaban (porque se habían recibido todos los datos necesarios), no se procesaban de inmediato. Las transacciones que se retrasaron al menos ocho horas entre su reactivación y su procesamiento generaron gastos por valor de 3,6 millones de dólares. Con este conocimiento basado en datos, iniciaron un caso de negocios para mejorar el proceso de distribución de modo que las transacciones recientemente no suspendidas se manejaran de inmediato, eliminando así este gasto innecesario.
